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Como a tecnologia aumenta a arrecadação da sua procuradoria

3 vantagens de ter Procuradorias segmentadas por área de atuação

3 vantagens de ter Procuradorias segmentadas por área de atuação

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Você, que é estagiário, assessor ou procurador em uma Procuradoria, já deve ter parado para pensar na necessidade de organizar o trabalho.

Afinal, ordenar as demandas resulta em um melhor clima organizacional, além de aumentar a produtividade e, consequentemente, potencializar os retornos à sociedade, não é mesmo? Nesse contexto, você deve conhecer a existência de um formato capaz de catalisar esse processo: as Procuradorias segmentadas por área de atuação

O cenário comum às Procuradorias, principalmente naquelas com baixo número de servidores, é de pouca ou nenhuma organização de trabalho. Por consequência, é correto pensar que são poucas as Procuradorias, municipais ou estaduais, setorizadas no Brasil.

Assim, as demandas recebidas pela Procuradoria são distribuídas sem levar em consideração critérios pré-estabelecidos. Os processos são partilhados conforme conveniência de quem está no setor ou mesmo pela determinação do procurador-geral. É somente na mesa dele, inclusive, que uma ação judicial pode ser finalizada, o que acaba sendo contraproducente. 

Por outro lado, quando há a divisão por segmento, como verticais focadas em Execução Fiscal, Contencioso e Consultivo dentro de uma Procuradoria, o trabalho pode ser organizado de maneira mais detalhada. O resultado disso, que é mais facilmente atingido em Procuradorias de médio e grande porte, com mais profissionais envolvidos, consiste em mais efetividade na execução das atividades. 

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Por que aderir ao modelo de Procuradorias setorizadas

Abaixo, listamos 3 vantagens existentes em Procuradorias segmentadas: 

1. Para aumentar a produtividade

Além de tornar o trabalho menos efetivo, a não-setorização de uma procuradoria ocasiona perdas em produtividade. Normalmente, isso se dá em consequência da centralização dos trabalhos finais na mão do procurador-geral. O procurador-geral obrigatoriamente revisa todas as decisões. Deixar a decisão final de todas as matérias na mão de apenas uma pessoa faz com que seja mais difícil cumprir prazos, tanto em relação à Administração Pública, quanto para a sociedade. 

2. Para uniformizar a atuação

Fora do modelo de Procuradorias segmentadas, a dependência da autoridade máxima da Procuradoria torna-se necessária. Isso se dá justamente por não haver procedimentos padronizados de entendimentos sobre as matérias afetas às decisões dos procuradores. 

Naquelas em que há um número maior de advogados públicos, a ausência de organização normalmente acarreta decisões divergentes dos procuradores, muitas vezes sobre o mesmo assunto e matéria. Isso, por sua vez, torna ambígua a atuação da Procuradoria. Como resultado, pode ser observado um crescimento do número de processos contenciosos, que contestam a falta de padrão da Advocacia Pública de um estado ou município. 

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3. Para poder avaliar (e aprimorar) constantemente o trabalho

Mudar a cultura de um modelo centralizado para um modelo setorizado, em que há procuradores responsáveis por determinadas matérias e assuntos, confere efetividade, padronização, dinamismo e celeridade. Ao delegar poderes, também é possível avaliar constantemente o trabalho, cujo objetivo primário é o de prestação jurisdicional ao contribuinte. 

Não se trata, entretanto, de mera distribuição irresponsável de tarefas sem controle e sem metodologia. O desafio é trabalhar a demonstração de confiança do líder em relação à equipe mediante a delegação de competências, cujo método se dê com acompanhamento frequente.

Desta forma, podemos partir de um modelo bem simples, considerando pessoas e processos, em que os resultados já poderão ser medidos. Isso quer dizer que, com uma organização simples da Procuradoria, os resultados já podem ser mapeados e as incorreções resolvidas.

produradorias segmentadas

O trinômio pessoas-processos-ferramentas das Procuradorias segmentadas

Dividir as Procuradorias em setores também passa por considerar processos, pessoas e ferramentas. Isso acontece em unidades dos mais variados portes, que graças à última parte do trinômio, conseguem alcançar uma performance muito melhor. 

A partir da elaboração de rotinas padronizadas, tendo como referência aqueles casos comuns em que a Procuradoria já tem uma posição pré-estabelecida, a utilização de ferramentas facilita deveras o trâmite e a decisão da demanda. Podemos citar pareceres em processos administrativos versando sobre a disponibilização do medicamento X, a autorização de cirurgia Y, a aquisição de produtos, dentre outros temas e situações. 

Nessa esteira, a padronização de peças processuais, com relação à fonte e ao tamanho das peças, proporciona mais segurança jurídica. Sabe-se que, em casos muito semelhantes, há procuradores que discorrem o entendimento em dois parágrafos, enquanto outros praticamente escrevem tratados de Direito. Isso não é considerado bom para a imagem das Procuradorias. Como resultado prático dessa medida das Procuradorias segmentadas, tem-se mais credibilidade ao trabalho executado pelos procuradores. 

A padronização de rotinas traz à Procuradoria a eficiência nos procedimentos internos, ocasionando a redução do tempo de trâmite e o consequente alcance do objetivo. Seguramente, com essa atuação, sobrará mais tempo para aqueles casos que fujam do padrão ou normalidade, podendo os procuradores se aprofundarem nas defesas e casos mais complexos.

A partir dos primeiros resultados, a tendência nas Procuradorias é a busca de mais efetividade, agilizando o trabalho e resultados entregues pelas atividades executadas pelo setor. Dessa forma, o engajamento dos envolvidos é de extrema importância, assim como a divulgação dos resultados. Quanto mais visível e acessível o ganho, maior a satisfação de todos, utilizando-se, por exemplo, de plataformas de dados (dashboard).

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Conclusão

Reorganizar a Procuradoria permite aos gestores identificar a necessidade de haver mais procuradores ou adotar uma ferramenta de gestão a fim de completar o binômio pessoas – processos e tornar o setor mais efetivo e produtivo. 

Organizar a nova dinâmica de trabalho passa necessariamente pela criação de equipes descentralizadas, que são responsáveis por matérias específicas. São times de Execução Fiscal, Contencioso e Consultivo. Os servidores que integram cada uma dessas divisões podem, inclusive, qualificar-se cada vez mais nas respectivas áreas. 

Para o sucesso do modelo de Procuradorias segmentadas, gestores e procuradores deverão observar a conjugação dos três fatores citados acima. Portanto, envolva as pessoas, crie procedimentos para lidar com as responsabilidades e adote um software que auxilie na execução das atividades da Procuradoria, principalmente em um contexto tão acelerado quanto o atual. Se você quiser saber como está a saúde da sua Procuradoria, faça um diagnóstico aqui.

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