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Como a tecnologia aumenta a arrecadação da sua procuradoria

Como o módulo de Execução Fiscal do SAJ eliminou planilhas e deu mais celeridade à Procuradoria de Cotia (SP)

Como o módulo de Execução Fiscal do SAJ eliminou planilhas e deu mais celeridade à Procuradoria de Cotia (SP)

módulo de Execução Fiscal

À medida que computadores passaram a integrar a rotina de Procuradorias pelo país, cadernos de controle deixaram de existir para dar lugar a arquivos eletrônicos de planilhas.

Entretanto, essa opção já se mostra obsoleta atualmente com a criação de ferramentas inovadoras e customizadas. A modernização por meio do módulo de Execução Fiscal foi, inclusive, a escolha da Procuradoria Municipal de Cotia, na grande São Paulo, que adotou o SAJ Procuradorias e deu mais celeridade às atividades. 

Embora haja Procuradorias que ainda se organizem por meio de cadernos de controle, outras se perdem em arquivos de planilhas de Excel. Os dados são imprecisos e a vulnerabilidade ao erro é maior por conta do esforço exigido de um ou mais funcionários para alimentarem estes dados. 

A Procuradoria Municipal de Cotia fazia todo o controle manualmente até 2014. No ano seguinte, a empresa que faz a gestão da Dívida Ativa na Secretaria da Fazenda desenvolveu um módulo de Execução Fiscal próprio. De acordo com o procurador do município, dr. Leandro Ribeiro Gonçalves, o sistema era complexo e não atendia a todas as necessidades da instituição pública.

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Produtividade era comprometida pela distribuição das intimações

“Nosso maior problema de produtividade se concentrava na distribuição das intimações, pois havia dificuldade em passar trabalho aos funcionários”, comenta o procurador. Segundo ele, as intimações chegavam e eram então listadas em planilhas de Excel. Só depois desse procedimento, feito diariamente, é que se fazia a distribuição entre os assessores. 

O sistema usado anteriormente era difícil de abrir e, quando havia alguma pendência, não voltava à Procuradoria de forma simples. Perdia-se na gestão do tempo da equipe e atraso na arrecadação de recursos. Em sistemas de gestão modernos, é possível solucionar as pendências de forma eletrônica, garantindo a agilidade dos trâmites processuais.

“Depois da experiência com o programa anterior, decidimos que a melhor opção seria adotar um módulo de Execução Fiscal próprio para a Procuradoria”, afirma dr. Gonçalves sobre o uso de um dos módulos do SAJ Procuradorias, programa de gestão que também atende ao Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP)

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Como o módulo de Execução Fiscal trouxe praticidade ao dia a dia

Na rotina da Procuradoria de Cotia, o volume de papéis e manuseio de planilhas reduziu de forma significativa. Se antes o rito envolvia etapas manuais, hoje a distribuição das intimações e peticionamentos é feita totalmente dentro do sistema. As informações são armazenadas de forma segura em nuvem.

Desde que implantou o sistema, em julho de 2018, a instituição tem sido mais ágil no trabalho realizado por meio do módulo de Execução Fiscal. Segundo o procurador, em um período de um mês, receberam de duas a três mil intimações e deram vazão a todas em cerca de dois meses com apoio do novo sistema. 

Entre os aspectos que trouxeram rapidez à instituição pontuados por dr. Gonçalves, destacam-se:

  • Editor de textos prático: a ferramenta permite que se insiram anexos e observações à pasta digital sem precisar sair do editor. Além disso, é possível emitir documentos em lote no editor de textos e definir o tempo para que seja feito o salvamento automático das informações;
  • Encaminhamento de pendências: pode-se encaminhar as pendências para a equipe através do sistema. Há ainda a opção de uso de filtros para identificar demandas em aberto e encerrá-las em lote;
  • Peticionamento em lote: o envio é feito de forma virtual e pode-se acompanhar a tramitação em tempo real. O peticionamento pode ser feito de forma individual ou em lote. 

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módulo de Execução Fiscal

Desempenho da Procuradoria melhorou com o novo sistema

A Procuradoria de Cotia não acompanhava qualquer indicador do módulo de Execução Fiscal. Por ser um trabalho manual, tinham apenas uma ideia dos peticionamentos, mas desconheciam quantas intimações recebiam. 

Os relatórios de produtividade eram impressos e arquivados, sem que tivesse utilidade estratégica para melhorar o desempenho da instituição. “Anteriormente, tínhamos apenas a quantidade de ajuizamentos. Com o SAJ, foi possível acompanhar o volume monetário que foi ajuizado no período”, acrescenta o procurador. Veja alguns números:

  • em dezembro de 2018, a Procuradoria cadastrou 12.664 processos e garantiu um total de R$ 39.760.066,65 em ajuizamento;
  • no período de um ano, de julho de 2018 a julho de 2019, foram encerradas 40.893 pendências;
  • entre janeiro e julho de 2019, a Procuradoria somou 95.871 intimações. 

Por meio do software específico para Procuradorias e Autarquias, a extração de dados permitiu que a produtividade passasse a ser mensurada. Essa análise pode ser feita com métricas mais diretas, como o número de processos cadastrados (divididos por área); ajuizamentos; intimações por período (divididas por assunto, como IPTU, Licenciamento, ISS); e pendências encerradas.

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Indicadores para análise

Da mesma forma, dados complementares permitem uma análise mais profunda para que se possa desenvolver ações mais estratégicas dentro da rotina do módulo de Execução Fiscal em uma Procuradoria. São eles:

  • Tempo médio de ajuizamento e recebimento de débito: o sistema possibilita que este indicador divida os dados entre pagamentos feitos à vista ou em parcelas;
  • Índice de análise de CDAs: a tecnologia mostra o valor, em reais, que o Executivo tem em Certidões de Dívida Ativa (CDAs);
  • Índice de desempenho da arrecadação: a solução mede quais das formas de oficializar a cobrança junto ao cidadão (envio de carta, oficial de Justiça ou ligação) surte mais efeito. 

O SAJ Procuradorias possui todas as funcionalidades de uma solução completa para Procuradorias e Autarquias. Para conhecer o sistema, agende uma demonstração aqui.

Assim como a Procuradoria municipal de Cotia, outras instituições públicas pelo país já tiveram a oportunidade de experimentar a mudança prática que um sistema informatizado traz ao dia a dia. 

Além de garantir o arquivamento organizado e seguro dos trâmites processuais, um software de gestão, como o SAJ Procuradorias, proporciona melhor qualidade de vida aos funcionários. Assessores e procuradores podem deixar de apenas atender demandas para atuar com mais foco analítico para extraírem melhores resultados.

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