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Agenda para Advogado Público: 15 aplicativos que facilitam a rotina de trabalho nas Procuradorias

Agenda para Advogado Público: 15 aplicativos que facilitam a rotina de trabalho nas Procuradorias

agenda para advogado

Embora haja Procuradorias pelo País que ainda são gerenciadas de forma totalmente analógica, outras começam o processo de modernização de forma gradativa.

Exemplo disso é a adoção de uma agenda para advogado digital, que organiza as demandas de trabalho. Os próprios servidores aderem à praticidade das novas tecnologias no âmbito pessoal e, a partir desta experiência, buscam ferramentas que também ajudem na vida profissional. Os aplicativos disponíveis em aparelhos móveis conferem agilidade, o que viabiliza a economia de tempo, dinheiro e maior conectividade entre as pessoas. 

Disruptivos ou simplesmente práticos, os aplicativos podem ajudar, e muito, a aperfeiçoar uma agenda para advogado. Listamos a seguir 15 deles que podem ajudar você e sua Procuradoria a migrarem para um ambiente de trabalho modernizado.

Estes aplicativos não substituem um programa de gestão específico para a instituição, como o SAJ Procuradorias, mas são capazes de proporcionar a experiência de uma rotina um pouco mais informatizada. Confira!

Planejamento e organização

1. Trello

O Trello serve para a organização de trabalho em equipe ou mesmo para planejamento pessoal. Cada projeto tem suas etapas divididas em colunas e as tarefas são adicionadas aos “cartões”. Elas são monitoradas e editadas por outros membros.

Como parte de uma agenda para advogado público, o aplicativo pode ser um primeiro passo para organizar o sistema de entrada e distribuição de processos, por exemplo. 

Cada cartão pode ter etiquetas, datas de entrega, checklist de subtarefas e ainda ser compartilhado. O aplicativo é gratuito, com limite de quantidade de projetos por pessoa mas também conta com serviços premium

Um deles é a quantidade maior de power-ups, que são programas que integram outras funcionalidades aos projetos. Eles permitem a automação de atividades, análise de relatórios, gerenciamento de equipes, de operações e de produtividade. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store). 

2. Asana

No Asana, você pode escolher entre alguns modelos de fluxos de trabalho mais adequados ao seu projeto, como definição de metas e pautas de reunião. Em uma Procuradoria, o aplicativo faz a função de agenda para advogado por auxiliar no controle de prazos de Execução Fiscal, por exemplo.

Alguns modelos de fluxo incluem listas de tarefas simples, que podem ser atribuídas a outros participantes, enquanto outros se dividem em etapas de produção, permitindo a inserção de arquivos, compartilhamento, comentários e data de entrega. O aplicativo tem sua versão gratuita e serviços premium, como geração de relatórios detalhados e gestão de recursos e pode ser sincronizado com outros dispositivos.

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

3. Mindmeister

O grande diferencial do Mindmeister em relação aos demais aplicativos de planejamento e fluxos de trabalho está na possibilidade de criar mapas mentais. A organização de ideias em diagramas confere clareza na análise de um conteúdo específico. Assim, os mapas mentais são utilizados para o estudo estratégico dos casos, associação de peças e jurisprudências e tomadas de decisão. 

O Mindmeister serve também para a criação, implantação e monitoramento de projetos em equipe. O aplicativo tem versão gratuita para criar até três mapas mentais, que podem ser compartilhados com outras pessoas que também tenham o aplicativo. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

Leia mais – Organização na Procuradoria: como deixar o trabalho em dia?

Gestão do tempo

4. Boosted

O Boosted é um aplicativo que pode surpreender quem procura uma agenda para advogados. Isso porque permite controlar o tempo de execução de cada tarefa. Com isso, pode-se aumentar a produtividade.

No Boosted, você define um projeto e ativa o relógio para começar a cronometrar o tempo que pretende dedicar até concluí-lo. É possível inserir diversas atividades dentro de um mesmo projeto e cada um tem seu relógio individual.

Para medir a produtividade, a seção de estatísticas informa a duração total de execução de um projeto, incluindo todas as tarefas relacionadas a ele. O aplicativo também mostra qual dia rendeu mais em um gráfico de barras e uma linha do tempo diária ou semanal. 

Ter esse tipo de aplicativo como parte da agenda para advogado público auxilia na análise do desempenho e de possíveis melhorias. 

Está disponível em aparelhos no sistema Android (Play Store).

5. Focus To-Do

O Focus To-Do reúne as opções de concentração, controle do tempo e lista de tarefas. Ele tem como base a técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo, na qual você se dedica a uma única tarefa por vez, aumentando sua produtividade. 

Cada Pomodoro (que significa tomate em italiano) equivale a 25 minutos. Passado esse prazo, é dado um intervalo de 5 minutos. Para cada tarefa, você pode definir quantos ciclos pretende usar e dividi-los em categorias. 

Como parte de uma agenda para advogado público, o aplicativo auxilia durante a análise intelectual e jurídica de um processo, por exemplo. Inclusive, quando a Procuradoria tem um software de gestão específico, tarefas repetitivas e burocráticas são eliminadas, permitindo que o servidor possa se dedicar melhor à elaboração de pareceres, por exemplo. 

O programa permite que você autorize ou desautorize a emissão de notificações de outros aplicativos durante o seu momento de concentração. Ainda há um menu de sons ambiente para ajudar no foco.

O aplicativo fornece relatórios diário, semanal e mensal, com o total de horas gastos em cada tema, como trabalho, estudo e leitura, por exemplo. Os dados são armazenados em nuvem e sincronizados com outros dispositivos. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store), Android (Play Store) e Windows (Microsoft Store).

Listas e tarefas

6. Todoist

Com um visual que inspira praticidade, no Todoist você insere os projetos, as tarefas e as subtarefas, que podem ser destacadas em três categorias de prioridade.

É possível comentar e definir lembretes para a conclusão de cada ação e, como estímulo, o aplicativo atualiza sua pontuação em um ranking de produtividade conforme os prazos são obedecidos. As listas podem ser enviadas por email, compartilhadas com outras pessoas e ordenadas por datas de entrega ou pelo responsável por ela. 

A ferramenta é válida para as atividades individuais de um procurador. Quando se trata de prazos processuais, no entanto, a sugestão é utilizar programas de gestão específicos, como o SAJ Procuradorias, que são mais completos e dão um suporte maior para aumentar a arrecadação do município, por exemplo. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store), Android (Play Store), MacOS (Mac App Store) e Windows (Microsoft Store).

7. Microsoft To-Do

Este é o aplicativo organizador de tarefas da própria Microsoft, indicado como agenda para advogados públicos que utilizam e-mail do Outlook, que é da mesma empresa. 

É possível acessar o  Microsoft To-Do tanto por computador, quanto pelo celular, além de o gerenciamento de tarefas poder ser feito por e-mail também. As atividades podem ser compartilhadas, ter datas de conclusão, anotações e de lembretes. 

Disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

Leia mais: Como a tecnologia pode apoiar na gestão e na arrecadação do município

agenda para advogado

Anotações

8. Google Keep

Áudios, fotos, anotações e listas podem ser adicionadas ao Google Keep. Nele, você pode associar endereços às atividades que precisa fazer. Assim, quando chega ao destino, como no Tribunal de Justiça para uma audiência, as anotações daquele local aparecem no visor do seu aparelho.

As tarefas também podem receber comentários das pessoas com quem você as compartilha. Para encontrar uma atividade específica, os filtros são divididos pelo tipo de anotação ou cor, por exemplo.

Na função de agenda para advogado público, o aplicativo tem a praticidade de sincronizar as tarefas em todos os dispositivos. No computador, ele pode ser usado como extensão do navegador Chrome. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

9. Evernote

O Evernote tem a mesma proposta que o Google Keep: ser um espaço para você concentrar suas ideias, lembretes e planejamentos. Adicione arquivos, links de páginas e áudios e crie suas listas de tarefas com etiquetas. 

O sistema de busca consegue analisar até as anotações feitas à mão. O Evernote tem uma câmera embutida para facilitar o armazenamento de conteúdo escrito e concentrá-lo em um único local. Pode ser indicado, portanto, àqueles Procuradores menos habituados aos aplicativos.

Aliás, a digitalização de arquivos é um dos pontos-chave para uma Procuradoria informatizada, já que os documentos eletrônicos podem ser mais facilmente acessados, fornecem dados para posterior análise estatística e ainda garantem um melhor gerenciamento. O Evernote trabalha sincronizado com outros dispositivos e tem integração com Gmail, Outlook, Google Drive e redes de comunicação com equipes, como Slack e Microsoft Teams. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

Otimização na leitura de e-mails

10. Email – Caixa de Correio

Aparentemente, o Email tem a mesma funcionalidade de qualquer caixa de mensagens. A diferença, no entanto, é que ele integra todas as suas contas de e-mail em um único lugar. 

Ter as contas concentradas evita perda de prazos e demais notificações da equipe. Pode ser, portanto, tão importante quanto organizar as demandas em uma agenda para advogado público. 

No aplicativo, você pode definir alertas e preferências para uma das contas, marcar e-mails para acompanhar e escolher entre atualização automática ou apenas diária.

Está disponível em aparelhos no sistema Android (Play Store).

11. Spark

O Spark traz a mesma proposta de integrar as contas de e-mail, porém com mais funcionalidades. Nele, você recebe apenas notificações das mensagens mais relevantes na tela de bloqueio do seu aparelho.

A partir de uma pré-configuração, os e-mails são divididos em categorias, como pessoal e newsletter, e marcados para acompanhar. Também é possível adiar o envio de e-mails, escolher entre assinatura pessoal ou profissional em cada mensagem e determinar data de conclusão para mensagens específicas.

O aplicativo pode ser usado para equipes, com comentários privados, rascunhos compartilhados e modelos de respostas. Nesse caso, a gestão de conhecimento ajuda que cada um dê sua contribuição conforme sua área de domínio.

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

Leia mais: Como começar a usar um sistema de controle processual para Procuradorias?

Aplicativos sobre Direito

12. Legal Note – App do Advogado

No Legal Note é possível cadastrar e acompanhar os processos por meio da integração do sistema com instituições públicas, como Tribunais Estaduais de Justiça, Regionais, Federais, do Trabalho e Diários Oficiais. 

O aplicativo envia notificações quando há qualquer atualização. Os dados são sincronizados com o Evernote, Google Drive, Dropbox ou One Drive. Os planos de assinatura variam de acordo com o número de processos a serem acompanhados. 

Está disponível em aparelhos no sistema Android (Play Store).

13. AdvogMais

Este é um aplicativo que também auxilia na gestão de processos como parte das ferramentas de uma agenda para advogado. As informações são atualizadas pela integração e monitoramento com Tribunais Estaduais e Superiores.

O AdvogMais permite sincronizar alertas na agenda do seu aparelho, adicionar notas pessoais nas publicações e compartilhar as informações por e-mail. 

Os casos são identificados pelos nomes das pessoas envolvidas nos processos e podem ser organizados por categorias ou hashtags (#). O aplicativo ainda dá uma visão geral do número de processos por Tribunal. 

Está disponível em aparelhos no sistema Android (Play Store).

14. JusImperium Advogado

O JurisImperium possui algumas funcionalidades a mais do que somente o acompanhamento de processos. Ele tem sua própria agenda para advogados, com informação de prazos e audiências.

Os processos podem ser consultados em filtros por Tribunal, Varas, datas ou categorias personalizadas. A agenda de contatos fica separada da pessoal, permitindo o envio de mensagens e até ligações através do aplicativo.

O JusImperium tem um scanner próprio, para digitalizar documentos, criar PDFs e compartilhá-los. Eles também podem ser armazenados em nuvem na integração com o Google Drive. 

O scanner, inclusive, é uma das tecnologias presentes em apenas 61% das Procuradorias com servidores efetivos e comissionados. Já as instituições somente com servidores efetivos, o índice é de 69%.

Este levantamento faz parte do 1o Diagnóstico da Advocacia Pública Municipal, feito pela Associação Nacional dos Procuradores Municipais (ANPM), em parceria com a consultoria Herkenhoff & Prates, e lançado em 2018.

Para advogados de Procuradorias que ainda não possuem programa de gestão, o aplicativo pode ajudar o profissional nessa etapa. 

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

15. Legalcloud – Calculadora de Prazos e Publicações

O Legalcloud facilita os cálculos para prazos processuais. Na simulação, são consideradas as contagens do Novo CPC, Código de Processo Penal (CPP), Juizados Especiais (JE) e Trabalhistas (CLT).

Você escolhe se o cálculo é feito sobre dias úteis ou corridos e o calendário é integrado com mais de 50 Tribunais. Existe um plano gratuito e os demais variam conforme a consulta de prazos maiores ou mais antigos e a acessibilidade para demais membros da equipe.

Está disponível em aparelhos nos sistemas iOS (App Store) e Android (Play Store).

Leia mais: Guia definitivo da gestão de processos judiciais na Procuradoria

Sistema de gestão integrada

Até aqui você viu quantos aplicativos podem facilitar o dia a dia de um procurador. São diversas ferramentas que, combinadas, fazem a agenda para advogado público mais eficiente. E se todas essas funcionalidades pudessem se concentrar em uma única solução e também servisse à toda a equipe da Procuradoria?

Um sistema informatizado e integrado ao Tribunal de Justiça competente, bem como à Secretaria da Fazenda, pode impulsionar os resultados da instituição pública. O principal deles é o aumento da arrecadação de recursos, já que a organização de processos por meio da inteligência artificial ajuda para que se evite a perda de prazos. 

Um programa de gerenciamento específico, como o SAJ Procuradorias, pode realizar tarefas como:

  • distribuição de processos aos procuradores, conforme a área de conhecimento e quantidade de tarefas;
  • assinatura digital e identificação do responsável por cada etapa ou ação;
  • leitura inteligente dos documentos e sugestão de peças para produção de parecer;
  • monitoramento e fornecimento de indicadores que ajudam o responsável pela Procuradoria a criar estratégias que melhorem o desempenho da equipe;
  • ajuizamento de processo em lote para um mesmo devedor.

Gestão e agenda para advogado

Apenas parte dessas funcionalidades podem ser feitas por meio dos aplicativos que listamos. No entanto, seria um trabalho que caberia a você instalar nos seus dispositivos, sem qualquer integração com os demais membros da equipe.

O SAJ Procuradorias, aliás, tem sua agenda para advogado, em que atribui a cada um os processos em andamento. Eles podem ser organizados por relevância e prazos. 

O sistema também envia notificações a cada atualização no rito processual e também quando a Procuradoria é acionada pelo Executivo no Consultivo.

Por mais automatizado que seja o sistema, ele não substitui a tarefa mais importante do advogado público: a de fazer sua análise jurídica e composição de pareceres adequadas para cada caso.

Se você quiser saber como está a saúde da sua Procuradoria, faça um diagnóstico aqui.

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