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Como a tecnologia aumenta a arrecadação da sua procuradoria

Como a tecnologia ajuda a aprimorar a gestão de processos jurídicos em procuradorias?

Como a tecnologia ajuda a aprimorar a gestão de processos jurídicos em procuradorias?

processos jurídicos

A gestão de processos jurídicos eficaz dentro de uma procuradoria é capaz de revolucionar a dinâmica de trabalho e a produtividade. Ganha-se em agilidade, economia financeira e integração entre os envolvidos nos trâmites processuais. E num contexto em que as evoluções tecnológicas têm promovido melhorias em diversos setores, não há motivo para não trazer tais inovações para o âmbito jurídico. O conceito de procuradoria com arquivos apenas físicos e grandes quantidades de pastas ficou, definitivamente, no passado. Por consequência, espera-se eliminar as perdas de prazos ou processos interrompidos por conta de excesso de documentação em papel e falta de organização.

A partir da adoção do processo digital, o Judiciário entra numa nova era. Além da conveniência proporcionada pela organização dos processos jurídicos num meio digital, a tecnologia tem proporcionado maior celeridade ao ambiente jurídico, já que as informações podem ser acessadas de qualquer local de forma instantânea. Dessa forma, as procuradorias podem fazer análises mais ágeis e os procuradores ganham em produtividade.

Um caso emblemático aconteceu em Santos (SP), após a implantação de um sistema de gestão para procuradorias. A Procuradoria-Geral do Município ajuizou em cinco dias um volume de processos que, anteriormente, ocorria em quatro meses. Outro exemplo vem da Prefeitura de Florianópolis (SC), que aumentou em 300% a arrecadação do município via Dívida Ativa e ainda teve uma redução de 97% no tempo de ajuizamento dos processos jurídicos.

Antes de incorporar a rotina com o processo digital, a Procuradoria de Florianópolis levava em média 276 dias para cumprir os prazos dos processos físicos. Com a implantação do sistema, foi possível reduzir o tempo para aproximadamente 58 horas. Essa produtividade impactou diretamente no caixa da prefeitura, que somou R$ 6 milhões a mais a partir da arrecadação de dívidas ativas. A PGM de Florianópolis conquistou esses resultados positivos depois de dois anos de uso do sistema.

É possível conquistar resultados semelhantes em sua procuradoria. Por isso, elencamos os principais benefícios que a tecnologia pode trazer para a gestão de processos jurídicos.

Tecnologias que podem aprimorar a gestão de processos jurídicos

Ao se buscar a otimização da gestão de processos jurídicos, deve-se também tratar da gestão da procuradoria como um todo. Mesmo que a tecnologia não cause impacto de forma explícita na tramitação e sim no fluxo de trabalho dos procuradores, ela pode auxiliar na gestão dos processos jurídicos. Pensando nisso, separamos duas funcionalidades que podem contribuir para a produtividade nas procuradorias:

Workflow da procuradoria

Já falamos aqui sobre a importância de estabelecer um fluxo de trabalho para agilizar os processos e aumentar a produtividade. Porém, nem sempre é simples criar um fluxograma e colocá-lo em prática. Por isso, é possível contar com a tecnologia e com consultores especializados. Antes da implantação do software, há um estudo sobre como são realizados os procedimentos internos para, somente depois, estruturar um workflow de acordo com a rotina da equipe. Se não houver um fluxo estabelecido, pode-se utilizar a consultoria como ponto de partida para definir como será realizada a gestão dos procedimentos e dos processos jurídicos.

Com um workflow estruturado e com um software para procuradorias implantado, os gestores conseguem ter uma visão clara de onde estão os gargalos dentro das etapas do processo jurídico e podem propor melhorias e otimizações. No sistema, é possível verificar, por exemplo, quantos processos estão parados numa fila e apurar por quais motivos isso está acontecendo. Para a identificação de gargalos, o software oferece ainda um contador de filas e a data de entrada e de saída de cada atividade.

Distribuição equivalente de trabalho

O software para procuradorias é uma ótima ferramenta para fornecer um panorama da distribuição atual de trabalho e mensurar a produtividade, pois mostra a carga de atividades de cada procurador. Além disso, no levantamento inicial de implantação do sistema, determina-se quais são os pesos de cada processo. Isso significa que um processo com peso maior vai demandar mais tempo do procurador. É possível fazer essa classificação de acordo com o tipo do processo. Por exemplo: uma ação de Execução Fiscal pode exigir um tempo diferente do que uma de Contencioso.

Este tipo de modelo permite que a procuradoria faça uma distribuição diferenciada de processos jurídicos entre os procuradores. O objetivo é que os processos não fiquem parados na procuradoria e os procuradores, sobrecarregados. A gestão dos processos fica mais organizada e o tempo dos procuradores é otimizado, garantindo mais produtividade.

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