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Como a tecnologia aumenta a arrecadação da sua procuradoria

Cobrança da Dívida Ativa: como agilizar o processo de forma automatizada

Cobrança da Dívida Ativa: como agilizar o processo de forma automatizada

cobrança da dívida ativa

O calote no Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) mais que dobrou nos últimos seis anos na cidade de São Paulo. Essa não é uma realidade exclusiva da capital paulista. Todo o país enfrenta uma crise econômica, financeira e política em maior ou menor escala, a depender da região.

O reflexo é o acúmulo de cidadãos inadimplentes não só em relação a esse tributo, mas também a outras taxas, o que impacta em ainda mais trabalho com a cobrança da Dívida Ativa para quem atua nas Procuradorias, com foco total na arrecadação municipal.

A cobrança da Dívida Ativa

Quando um contribuinte deixa de pagar um imposto ao município, é feita uma primeira cobrança administrativa. Geralmente, isso parte da própria Secretaria da Fazenda (ou de Finanças, como é o caso de algumas cidades). Quando o pagamento não é feito, a secretaria inscreve o contribuinte na Dívida Ativa.

Na sequência, a mesma secretaria emite um documento extrajudicial chamado CDA – Certidão de Dívida Ativa. A CDA contém os dados do devedor, o valor e a natureza da dívida. Depois, a Secretaria da Fazenda abre um processo administrativo com vários documentos, o que inclui a CDA. O material é encaminhado para a Procuradoria-Geral do município, que faz a cobrança da Dívida Ativa judicialmente.

Sem tecnologia

Na maioria das Procuradorias, a cobrança da Dívida Ativa está relacionada a uma atividade morosa e que envolve muito papel. Isso porque, geralmente, não há o apoio de uma solução capaz de gerir os processos que entram e saem de uma Procuradoria. Às vezes, por causa do grande número de processos, não é possível sequer ter acesso fácil aos processos digitais disponíveis nos sistemas dos Tribunais. Sendo assim, é preciso elaborar uma petição inicial com as informações que constam na CDA. Essa petição, somada à certidão, compõe o “kit de ajuizamento”.

O pacote é encaminhado para a Vara de Execuções Fiscais do Estado para ser protocolado. Em seguida, é gerado o processo judicial de Execução Fiscal, que respeita o trâmite estabelecido pela Lei 6.830, de 1980. Em Tribunais que ainda não utilizam o processo digital, o Procurador precisa imprimir a petição inicial, anexar a CDA fisicamente e só então encaminhar à Vara de Execuções Fiscais para protocolização física do processo.

Com tecnologia

Já em Procuradorias mais modernas e, consequentemente, mais eficientes e ágeis, o ajuizamento acontece de forma mais simples, tanto para o Tribunal de Justiça quanto para a própria Procuradoria. Nesses casos, o Procurador elabora a petição inicial e anexa a CDA em forma de documento eletrônico, como o formato PDF, em um portal de peticionamento fornecido pelo Tribunal. O uso de sistemas que deixam a Procuradoria totalmente integrada ao Tribunal ainda elimina o retrabalho e permite o ajuizamento em lote de grandes volumes de CDAs. Tudo isso em poucos minutos.

 

Cobrança da Dívida Ativa: como o processo é automatizado?

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Em um ambiente integrado, as CDAs são encaminhadas eletronicamente a partir do sistema da Dívida Ativa da Secretaria da Fazenda. Com um clique, elas chegam até o sistema de gestão de processos da Procuradoria. O sistema da Procuradoria gera os kits de ajuizamento por meio de uma seleção inteligente de CDAs. As certidões de mesma natureza são agrupadas por devedor e filtradas por prazo de prescrição e valor. Existe um teto mínimo para ajuizamento, mas o valor varia em cada município.

As petições iniciais são produzidas de forma automática pelo sistema da Procuradoria. A tecnologia mescla os dados das CDAs com o texto padrão da petição. O Procurador revisa e faz as considerações que desejar. Todos os kits de ajuizamento são assinados digitalmente de uma só vez, em uma única assinatura eletrônica, com uso de certificado digital, para todo o lote de documentos. Não é preciso imprimir nenhum documento.

O sistema da Procuradoria faz o encaminhamento eletrônico do lote de kits assinados para o sistema do Tribunal de Justiça. No sistema do TJ, os kits se transformam em processos. Os dados de ajuizamento (protocolo e número do processo) voltam eletronicamente para o sistema da Procuradoria.

Depois, é possível fazer o acompanhamento processual no mesmo sistema de gestão da Procuradoria. Realizado o ajuizamento, à medida em que os processos tramitam no Judiciário, a Procuradoria recebe todas as movimentações em seu próprio sistema. Muitas delas também são padronizadas (retificação de endereço, por exemplo), o que permite o peticionamento intermediário também em lote.

Por que a integração é importante nesse trâmite?

Antes de optar por um sistema capaz de realizar a cobrança da Dívida Ativa de forma automatizada, é importante se atentar sobre a integração entre os sistemas da Secretaria da Fazenda (ou Finanças), da Procuradoria e do Tribunal. Isso permite:

1. Total reaproveitamento das informações cadastradas na origem: eliminação do retrabalho nas fases seguintes.

Sem a integração, a Procuradoria teria que cadastrar manualmente todos os dados da CDA em seu sistema de gestão de processos. O Tribunal de Justiça teria ainda que cadastrar, uma a uma, todas as petições iniciais apresentadas na Vara de Execução Fiscal. Em cada uma dessas etapas, haveria risco de erro de digitação e o consequente registro de dados incorretos para ajuizamento. Erro material é uma das causas de morosidade no andamento processual.

2. Mais rapidez na cobrança da Dívida Ativa: recebimento de um grande volume de CDAs vindas do sistema da Dívida Ativa da Secretaria da Fazenda, sem burocracia.

Sistemas integrados eliminam a necessidade de processos administrativos para remessa de CDAs da Secretaria da Fazenda para a Procuradoria. O envio de CDAs pode ser diário. Algumas Procuradorias deixam para cobrar as CDAs faltando poucos meses para sua prescrição. Uma CDA inscrita há mais de quatro anos possui reduzidas chances de recuperação por motivos diversos (mudança de endereço, liquidação de bens passíveis de penhora, fuga de capital, etc). Vale destacar, nesse cenário, que quanto menor o tempo entre a inscrição na Dívida Ativa e a sua efetiva cobrança, maiores são as chances de recebimento dos créditos.

3. Mais produtividade: quando um Procurador precisa recorrer a documentos físicos e diversos sistemas para o desempenhar suas atividades, seu nível de produtividade fica restrito aos processos burocráticos e à disponibilidade dos sistemas.

Além disso, é necessário que ele tenha capacitação para usar soluções que possuem interfaces, tecnologias e performance diversas. Já em um ambiente integrado, é possível usar um único sistema para o desempenho de todas as atividades dos Procuradores. Isso se estivermos falando de uma solução que integre todas as informações necessárias e que permita a produção em massa de documentos, ajuizamentos, peticionamentos em lote, e que ainda disponibilize dados cruciais para tomar decisões certeiras.

A cobrança da Dívida Ativa é uma tarefa bastante complexa, mas que pode ser facilitada com o uso das tecnologias corretas. Você tem alguma dúvida ou sugestão? Deixe abaixo nos comentários! Ah, e não deixe de assinar a newsletter do InSAJ para receber conteúdos completos e atualizados sobre o contexto das Procuradorias.

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